SITUAÇÃO 01
Cada documento num formato diferente
POPs, formulários e atas feitos por pessoas diferentes, sem cabeçalho, código ou rodapé padronizados. Ninguém sabe qual é o modelo certo e cada setor inventa o seu. Quando o POP sai extenso, sem índice e difícil de achar, a equipe simplesmente não segue.
O auditor vê: documentos sem identificação, autor, data ou aprovação (7.5.2).
Resolve com: Solução 1, Controle de Documentos.
SITUAÇÃO 02
Versão antiga ainda circulando
O procedimento foi revisado, mas a cópia impressa continua no posto de trabalho e o arquivo velho segue na pasta. Documento obsoleto em uso é um dos achados mais repetidos em auditoria, e nenhum controle de versão pega o documento que ninguém percebeu que precisava de revisão.
O auditor vê: documento desatualizado em uso e ausência de controle de versão (7.5.3).
Resolve com: Solução 1, Controle de Documentos.
SITUAÇÃO 03
O auditor pede e ninguém acha
Evidência espalhada entre pastas, e-mails, planilhas soltas e a memória de uma pessoa só. A auditoria vira caça ao documento, e demorar para apresentar um registro já pode virar apontamento.
O auditor vê: falta de rastreabilidade e de evidência de execução.
Resolve com: Solução 2, Preparação para Auditoria.
SITUAÇÃO 04
Ação corretiva que só tapa o buraco
A causa registrada é "o operador esqueceu". O plano de ação não tem prazo, ninguém verifica a eficácia e o problema volta no ano seguinte. Corretiva superficial costuma virar não conformidade repetida.
O auditor vê: ausência de análise de causa e de verificação de eficácia (10.2).
Resolve com: Solução 3, Ações Corretivas e Causa Raiz.